-
Muchas empresas tienen dificultades para seguir al día de todas las nuevas obligaciones que la normativa laboral impone.
Una de las preocupaciones que ronda la cabeza de todo responsable de Recursos Humanos es si estará cumpliendo su empresa con todas las obligaciones impuestas por la normativa laboral.
Podría parecer que lo anterior es algo sencillo de alcanzar y algo obvio o fácil de cumplir, pero cada día nos encontramos con más y más empresas que tienen dificultades para seguir al día de todas y cada una de las nuevas obligaciones laborales que la normativa laboral impone últimamente.
Y es que, son tantas y tan diversas las nuevas obligaciones laborales impuestas a las empresas, que muchos empresarios se encuentran a veces perdidos ante tal maremágnum de nuevas obligaciones que el BOE les impone a un ritmo frenético.
Tampoco ayuda que la mayoría de estas nuevas obligaciones laborales aparezcan reflejadas en normas transversales y que muchas veces no aparecen significadas específicamente como regulaciones vinculadas al ámbito laboral.
A la anterior situación algunas voces autorizadas como Federico Durán, catedrático de Derecho del Trabajo, no han dudado en calificarlas como un “caos laboral”.
Es cierto que quizá ayudaría a reducir esta situación si se refundiera el Estatuto de los Trabajadores y se incluyeran de forma organizada y sistemática todas las obligaciones laborales que deban respetar las empresas españolas.
A la espera de que llegue este Estatuto de los Trabajadores refundido a la manera del código laboral francés (si es que algún día algún ministro de Trabajo recoge el guante para abordar tan hercúlea tarea), vamos a tratar de analizar todas las nuevas obligaciones laborales impuestas por las normas laborales a las empresas.
Después de este primer análisis debatiremos si es razonable que un tejido empresarial tan cubierto de microempresas como el nuestro tenga que adoptar tantos cambios en un periodo de tiempo tan corto.
Empezaremos entonces con un repaso de las obligaciones laborales más destacables a tener en cuenta por nuestras empresas.
Los Planes de Igualdad
Es público y notorio que la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres estableció la obligatoriedad de poner en marcha planes de igualdad para numerosas empresas.
Aunque hayan pasado ya unos cuantos años, el vigente Gobierno se dispuso a revitalizar dichos planes y cambió las reglas para imponer nuevas obligaciones en esta materia a las empresas españolas.
Lo que no debe obviarse es que la elaboración de los planes de igualdad no es fácil para pequeñas empresas debido a que implica un profundo trabajo de análisis interno de la compañía y también debido a que la norma obliga a negociarlo con los representantes de los trabajadores o, en su defecto, con los sindicatos más representativos.
Los planes de igualdad son obligatorios en los siguientes supuestos:
- Desde el 7 de marzo de 2022, deberán tener aprobado los planes de igualdad las empresas que tengan más de 50 personas trabajadoras.
- Cuando se establezca tal obligación por el convenio colectivo
- Cuando la autoridad laboral hubiera acordado en un procedimiento sancionadorla sustitución de las sanciones accesorias por la elaboración y aplicación de dicho plan de igualdad.
A día de hoy es obligatoria la inscripción de dichos planes de igualdad en el oportuno registro público, pero numerosas empresas de tamaño pequeño y mediano no cuentan con este instrumento interno.
Contratación de discapacitados en porcentaje equivalente a un 2% del volumen total de la plantilla
La Ley General de Discapacidad establece que todas las empresas cuya plantilla sea de 50 o más trabajadores deben tener una cuota de reserva en favor de las personas con una discapacidad igual o superior al 33% correspondiente al 2% de su plantilla.
Esta ley pretende, entre otros objetivos, impulsar y fomentar la integración laboral de personas con discapacidad.
Registro retributivo
Desde el 8 de marzo de 2019 todas las empresas, con independencia de su tamaño, están obligadas a elaborar un registro retributivo de toda su plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos.
El registro retributivo debe incluir los valores medios -media aritmética y mediana- de salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales efectivamente percibidos por la plantilla durante el periodo de referencia, desglosados por sexo, y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales, nivel, puesto o cualquier otro sistema de clasificación aplicable.
Además de lo anterior, cuando en una empresa con 50 o más personas trabajadoras el promedio de las retribuciones de las personas trabajadoras de un sexo sea superior a los del otro en un 25% o más, tomando el conjunto de la masa salarial o la media de las percepciones satisfechas, la empresa debe incluir en el registro una justificación de que dicha diferencia responde a motivos no relacionados con el sexo.
Protocolo de utilización de dispositivos digitales
El artículo 87.3 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales señala que los empleadores deberán establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos constitucional y legalmente.
Además, dicha norma señala que en su elaboración deberán participar los representantes de los trabajadores.
La anterior obligación es una de las grandes olvidadas para la mayoría de empresas españolas, que no suelen contar con este protocolo que ayuda a regular las reglas de uso de los dispositivos digitales propiedad de la empresa que utilizan los empleados durante su jornada laboral.
Protocolo de desconexión digital
Conforme a lo señalado también en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales el empleador, previa audiencia de los representantes de los trabajadores, elaborará una política interna dirigida a trabajadores en la que definirán las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y de sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática.
Este protocolo ha tenido más repercusión en el ámbito empresarial y muchas empresas efectivamente lo han adoptado conforme a lo previsto legalmente.
Sin embargo, numerosas empresas pequeñas todavía no han sido capaces de diseñar e implementar este protocolo destinado a regular la desconexión digital de sus empleados.
El Registro de jornada laboral
Desde la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, se impuso como obligación para todas las empresas el registro de la jornada de las personas trabajadoras.
Esta obligación se plasma en que cada empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.
Puede parecer a simple vista que esta obligación ha sido de fácil cumplimiento para la totalidad de las empresas, pero la realidad ha sido que muchas empresas se han encontrado con numerosos problemas prácticos para poder implementar este registro de jornada.
Política o acuerdo de trabajo a distancia (teletrabajo)
Debemos recordar que la Ley del Trabajo a Distancia de 2021 impone la obligatoriedad de plasmar acuerdos de trabajo a distancia (en caso de que el trabajador realice a distancia más de un 30% de su jornada en un periodo de referencia de 90 días).
Dicho acuerdo de trabajo a distancia debe contener un mínimo de apartados, en los que se reflejen el horario de trabajo, el porcentaje entre trabajo presencial y el desarrollo del trabajo a distancia a distancia; gastos y forma de compensación de los mismos; medios y equipos necesarios para el desarrollo de las funciones del trabajador (consumibles y otros).
Medidas contra la violencia sexual
Conforme con la Ley Orgánica 10/2022, de 6 de septiembre, de garantía integral de la libertad sexual, las empresas podrán establecer medidas que deberán negociarse con los representantes de las personas trabajadoras, tales como la elaboración y difusión de códigos de buenas prácticas, la realización de campañas informativas, protocolos de actuación o acciones de formación.
En todo caso, las empresas promoverán la sensibilización y ofrecerán formación para la protección integral contra las violencias sexuales a todo el personal a su servicio.
Adaptación de los canales laborales de investigación internos a la Ley 2/2023 de protección del informante
De conformidad con la aprobación de la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, las empresas deberán adaptar sus canales y procedimientos de investigación laboral internos a los requisitos previstos en esta norma de reciente aprobación.
Protocolo de actuación para la atención del acoso o la violencia contra las personas LGTBI.
La Ley 4/2023 establece la obligación para las empresas de más de 50 trabajadores de contar con un conjunto planificado de medidas y recursos para alcanzar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI.
Además, las empresas deben de incluir un protocolo para la atención frente al acoso o la violencia contra las personas LGTBI.
¿Serán capaces las empresas de cumplir con todas estas nuevas obligaciones laborales?
Como hemos podido comprobar con el detalle de las obligaciones anteriormente descritas, el día a día de las empresas se ha convertido en una carrera contra el tiempo para adaptar sus procesos y políticas internas a las nuevas obligaciones laborales.
Lo anterior tiene un peligro y es que las empresas más pequeñas o con recursos más limitados no estén al tanto de las nuevas obligaciones o no puedan seguir este ritmo frenético de actualizaciones y se acostumbren a convivir con el incumplimiento laboral.
En nuestra opinión, todo cambio que afecte a las empresas a nivel laboral imponiendo nuevas obligaciones debería hacerse con mesura, previsión y apoyadas en una campaña de comunicación pública eficaz que asegure el conocimiento y la adaptación de grandes y pequeñas empresas.
Para lo anterior también sería deseable ayudas por parte de la autoridad laboral para que el proceso de adaptación normativo sea lo más fácil posible para el conjunto de empresas que operan en nuestro país.
En nuestra opinión, la práctica totalidad de empresas españolas quieren siempre cumplir la normativa laboral y por eso se debería darles apoyo para poder conseguirlo.
¿Y cómo conseguimos entonces que nuestras empresas logren adaptarse a tanto cambio normativo?
Quizá la respuesta a la anterior pregunta la tengamos en un ejemplo de éxito en nuestra historia laboral como fue la adaptación española a la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
A mediados de los años 90 entró en vigor la Ley de Prevención de Riesgos Laborales en España y muchos agoreros aseguraron que las empresas españolas no iban a poder cumplir con todas las nuevas obligaciones empresariales previstas en dicha norma.
Sin embargo, el tiempo demostró que la mayoría de las empresas no solamente han cumplido dicha normativa de prevención de riesgos laborales, sino que la cultura preventiva ha calado hondamente en el día a día de las relaciones laborales españolas.
Pasados más de 25 años tras su aprobación, podemos afirmar que dicha norma fue un acierto y que el esfuerzo de las empresas españolas por adaptarse al cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales ha mejorado las condiciones de trabajo de la mayoría de las personas trabajadoras en nuestro país.
Una de las causas principales del éxito en la aplicación de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y de la cultura preventiva en España fue la facilidad y el tiempo de adaptación que tuvieron nuestras empresas para cambiar su modelo de prevención y la gran labor pedagógica y de acompañamiento que la autoridad laboral y la Inspección de Trabajo tuvieron en ese momento.
Podríamos decir al respecto que la cultura de prevención de riesgos laborales que tan buen momento atraviesa ahora en España (aunque por supuesto siempre podría ser mejorable) es la consecuencia de una cocción lenta de la aplicación de la ley en la que la autoridad laboral y la Inspección de Trabajo han acompañado y ayudado a las empresas en todo momento.
Hoy en día, y después de haber superado un periodo tan complicado como fue la pandemia del Covid-19, las empresas se enfrentan ahora a un aumento extraordinario de las obligaciones que el legislador le impone para poder funcionar de una forma cumplidora con las nuevas normas laborales.
Sin embargo, la entrada en vigor de estas nuevas obligaciones laborales para las empresas no está siendo tan ordenada y acompañada como lo fue la entrada en vigor y en aplicación de la normativa de prevención de riesgos laborales.
¿Y cómo hacemos entonces para que las empresas puedan cumplir con este conjunto de nuevas obligaciones laborales impuestas por el legislador?
Partiendo de la premisa clara de que las empresas quieren, y además deben, cumplir con las obligaciones laborales que les imponga el legislador, creemos que el cumplimiento normativo mejoraría si se pusieran en práctica algunas medidas por parte de las autoridades.
En primer lugar, pensamos que ayudaría a las empresas una tarea de sistematización y ordenación normativa que acabara con la publicación en el BOE de un Estatuto de los Trabajadores que recogiera todas las obligaciones laborales de las compañías españolas.
Sin duda esta actuación eliminaría la actual dispersión legal y haría de mejor y más fácil conocimiento de las empresas de todas las obligaciones que les afectan.
En segundo lugar, sería conveniente poner en marcha las oportunas campañas de comunicación por parte de la autoridad laboral y la Inspección de Trabajo para dar a conocer cada una de las reformas legales que afecten a nuestros empresarios. Invertir en comunicar los cambios normativos es asegurarte un futuro mejor cumplimiento.
Estas campañas de comunicación deberían de estar adaptadas y acompasadas a periodos de entrada en vigor de cada obligación con un periodo de tiempo suficiente que garantice el total conocimiento de cada obligación por parte de las empresas.
En tercer lugar, sería deseable una planificación estratégica de los cambios normativos que afecten al día a día de las empresas. Creemos que siempre es deseable tener una planificación a largo plazo de los cambios normativos y no modificar las normas y obligaciones laborales sin planificación ni proyecto organizado a largo plazo.
En cuarto lugar, sería conveniente que todo cambio normativo que afecte a las empresas provenga de un acuerdo previo de negociación colectiva alcanzado entre sindicatos más representativos y las patronales empresariales.
Y es que no hay mejor forma de asegurarse el éxito del cumplimiento de medidas laborales que el haber consensuado entre las partes los cambios laborales que afecten a empresa y personas trabajadoras.
Fuente: Economist&Jurist